Yleistä tietoa
Tämä tietosuojaseloste, joka koskee yksinomaan verkossa tapahtuvan rekrytointiprosessin yhteydessä kerättyjä tietoja, on tarkoitettu kertomaan sinulle, miten käsittelemme henkilökohtaisia tietojasi tämän prosessin aikana.
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä tietosuojalainsäädännön mukaisesti on:
4.screen GmbH
Sailerstraße 17
80809 München
Puhelin: +49 89 / 12 228 7200
Kaupparekisterinumero: HRB 259171
Rekisteröintituomioistuin: Amtsgericht München
Tietosuojavastaavamme on tavoitettavissa osoitteessa:
heyData GmbH
Schützenstraße 5
10117 Berliini
www.heydata.eu
Sähköposti: datenschutz@heydata.eu
Rekrytointiprosessissa kerättävät henkilötiedot
Henkilötiedot tarkoittavat kaikkia tietoja, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön. Tähän kuuluvat esimerkiksi nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja syntymäaikasi sekä ammatilliseen uraasi liittyvät tiedot, joiden perusteella tietty henkilö voidaan tunnistaa kohtuullisella vaivalla. Tiedot, joita ei voida yhdistää (suoraan tai epäsuoraan) todelliseen identiteettiisi, eivät ole henkilötietoja.
Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitukset rekrytointiprosessissa ja hakemusasiakirjoissa
Jos haet työpaikkaa meiltä sähköisesti, esimerkiksi sähköpostitse tai käyttämällä verkkolomakettamme, keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi rekrytointiprosessin toteuttamiseksi ja työsopimuksen valmistelua varten.
Lähettämällä hakemuksen rekrytointisivustomme kautta osoitat kiinnostuksesi työskennellä meillä. Tässä yhteydessä välität meille henkilötietoja, joita käytämme ja tallennamme yksinomaan työnhakusi ja rekrytointiprosessin tarkoituksiin.
Tässä yhteydessä kerättävät tiedot sisältävät erityisesti seuraavat:
- Etu- ja sukunimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- LinkedIn-profiili (valinnainen)
- Kanava, jonka kautta löysit meidät
Lisäksi voit halutessasi ladata mukaan liitetiedostoja, kuten hakemuskirjeen, ansioluettelon ja suosituskirjeitä. Nämä voivat sisältää lisätietoja, kuten syntymäajan, osoitteen jne.
Vain rekrytointiin osallistuvilla ja henkilöstöhallinnon valtuutetuilla työntekijöillä on pääsy tietoihisi. Henkilötiedot tallennetaan pääsääntöisesti vain sen työpaikan täyttämiseksi, jota olet hakenut.
Tietosi säilytetään 180 päivän ajan rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen. Tämä tehdään yleensä lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi ja/tai oikeudellisten vaatimusten torjumiseksi. Tämän ajan jälkeen olemme velvollisia poistamaan tai anonymisoimaan tietosi. Anonymisoinnin yhteydessä tiedot säilytetään vain metadata-muodossa ilman suoraa henkilökohtaista viittausta tilastollisiin analyyseihin (esimerkiksi hakijoiden sukupuolijakauma, hakemusten lukumäärä tietyn ajanjakson aikana jne.).
Lisäksi vain suostumuksellasi tallennamme tietosi rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen Talent Pool -rekisteriimme, jotta voimme tunnistaa muita avoimia työpaikkoja, jotka saattavat kiinnostaa sinua. Tämä voi sisältää esimerkiksi harjoittelu- tai oppisopimuspaikkoja. Hyväksymällä tämän tietosuojaselosteen annat suostumuksesi tietojesi jatkokäsittelyyn ja sisällyttämiseen Talent Pooliin.
Jos sinulle tarjotaan työpaikka rekrytointiprosessin aikana ja hyväksyt sen, säilytämme rekrytointiprosessin aikana kerätyt henkilötiedot vähintään koko työsuhteesi ajaksi.
Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille
Rekrytointiprosessin yhteydessä toimitetut tiedot siirretään TLS-salauksella ja tallennetaan tietokantaan. Tätä tietokantaa ylläpitää Personio GmbH, joka tarjoaa henkilöstöhallinnon ja hakijoiden hallinnan ohjelmistoratkaisun (https://www.personio.com/legal-notice/). Tässä yhteydessä Personio toimii henkilötietojen käsittelijänä GDPR:n 28 artiklan mukaisesti. Tietojen käsittely perustuu tietojenkäsittelysopimukseen meidän, rekisterinpitäjän, ja Personionvälillä.
Rekisteröidyn oikeudet
Jos käsittelemme henkilötietojasi rekisterinpitäjänä, sinulla on tietyt oikeudet EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) III luvun mukaisesti, riippuen käsittelyn oikeusperusteesta ja tarkoituksesta. Näihin oikeuksiin kuuluvat erityisesti:
- Oikeus saada pääsy tietoihin (GDPR 15 artikla)
- Oikeus tietojen oikaisuun (GDPR 16 artikla)
- Oikeus tietojen poistamiseen (GDPR 17 artikla)
- Oikeus rajoittaa käsittelyä (GDPR 18 artikla)
- Oikeus tietojen siirrettävyyteen (GDPR 20 artikla)
- Oikeus vastustaa käsittelyä (GDPR 21 artikla)
Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa(GDPR 7 artiklan 3 kohta).
Jos haluat käyttää oikeuksiasi tässä verkkopohjaisessa rekrytointiprosessissa käsiteltyjen tietojen osalta, ota yhteyttä tietosuojavastaavaamme (katso kohta 2).
Loppusäännökset
Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta milloin tahansa varmistaaksemme, että se täyttää aina kulloinkin voimassa olevat lakisääteiset vaatimukset tai ottaaksemme huomioon muutokset rekrytointiprosessissa tai muissa prosesseissa. Tässä tapauksessa uusi tietosuojaseloste soveltuu kaikkiin myöhempiin vierailuihin tällä rekrytointisivustolla tai myöhempiin hakemuksiin.
Tämän tietosuojaselosteen lisäksi voit tarkastella yleistä tietosuojaselostettamme täällä.
Rekrytointisivuston operaattorin suorittama tietojen (henkilötietojen) käsitteleminen
Yleiset tiedot
Rekrytointisivuston operaattori on Personio SE & Co. KG, joka tarjoaa henkilöstöhallinnon ja hakijanhallinnan ohjelmistoratkaisun (
https://www.personio.com/legal-notice/).
Data).
Hakemuksen yhteydessä käsitellyt tiedot siirretään käyttämällä TLS-salausta, ja ne tallennetaan tietokantaan. Näiden tietojen yksinomainen, EU{{n}} yleisen tietosuoja-asetuksen 24 artiklan merkityksen mukainen rekisterinpitäjä on verkkohakuprosessin toteuttava yritys. Personion rooli rajoittuu ohjelmiston ja rekrytointisivuston hallintaan, joten se on tässä asiayhteydessä tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukainen henkilötietojen käsittelijä. Tässä tapauksessa Personion suorittama käsittely perustuu tilausten käsittelyä koskevaan sopimukseen, jonka rekisterinpitäjä on tehnyt Personion kanssa.
Lisäksi Personio SE & Co. KG käsittelee lisätietoja, joista osa voi olla henkilötietoja, palvelujensa tarjoamista, erityisesti tämän rekrytointisivuston hallintaa varten. Tästä kerrotaan tarkemmin jäljempänä.
Rekisterinpitäjä
Tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Puh.: +49 (89) 1250 1004
Kaupparekisterin kirjaus
Kaupparekisterin kirjaustunnus: HRA 115934
Rekisteröinnin oikeusistuin: Amtsgericht München
Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
privacy@personio.com
Käyttölokit (”palvelinlokit”)
Aina kun rekrytointisivustoa käytetään, järjestelmä kerää automaattisesti yleisiä protokollatietoja, joita kutsutaan palvelinlokeiksi. Tiedot ovat pääsääntöisesti pseudonymisoituja, joten niiden perusteella ei pystytä päättelemään yksittäisen henkilön henkilöllisyyttä.
Ilman näitä tietoja ohjelmiston sisältöä olisi joissain tapauksissa teknisesti mahdotonta toimittaa tai näyttää. Lisäksi tietojen käsitteleminen on ehdottoman välttämätöntä turvallisuuden kannalta, erityisesti tietojen käyttämisen, syöttämisen, siirron ja tallennuksen hallintaa varten. Näitä anonyymejä tietoja voidaan käyttää myös tilastollisiin tarkoituksiin sekä palveluiden ja teknologian optimointiin. Lisäksi lokitiedostot voidaan tarkistaa ja analysoida jälkeenpäin, kun epäillään, että ohjelmistoa on käytetty laittomasti. Käsittelyn oikeusperuste on Saksan TDDDG-tietosuojasäädöksen 25 § 2 momentin 2 kohta.
Yleensä kerätään seuraavanlaisia tietoja: sivuston verkkotunnus, selain ja selainversio, käyttöjärjestelmä, IP-osoite sekä ohjelmiston käytön aikaleima. Lokikäsittelyn laajuus ei ylitä minkään muun sivuston lokien yleistä laajuutta.
Käyttölokeja säilytetään enintään seitsemän päivän ajan. Oikeutta vastustaa tätä käsittelyä ei synny.
Virhelokit
Virheiden tunnistamista ja korjaamista varten luodaan niin kutsuttuja virhelokeja. Se on ehdottoman välttämätöntä, jotta voimme reagoida mahdollisimman nopeasti mahdollisiin sisällön näyttämiseen ja toteuttamiseen liittyviin ongelmiin (oikeutettu etu). Tiedot ovat pääsääntöisesti pseudonymisoituja, joten niiden perusteella ei pystytä päättelemään yksittäisen henkilön henkilöllisyyttä. Käsittelyn oikeusperuste on Saksan TDDDG-tietosuojasäädöksen 25 § 2 momentin 2 kohta.
Kun järjestelmä näyttää virheilmoituksen, se kerää yleisiä tietoja, kuten sivuston verkkotunnuksen, selaimen ja selainversion, käyttöjärjestelmän, IP-osoitteen sekä virheilmoituksen aikaleiman tai tekniset tiedot.
Virhelokeja säilytetään enintään seitsemän päivän ajan. Oikeutta vastustaa tätä käsittelyä ei synny.
Evästeiden käyttö
Rekrytointisivustolla käytetään paikoin niin kutsuttuja evästeitä. Ne ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteeseen, jolla rekrytointisivustoa käytetään. Yleisesti ottaen evästeiden tarkoitus on varmistaa suojattu pääsy verkkosivustolle (”ehdottomasti välttämätön”), toteuttaa tiettyjä vakiokieliasetusten kaltaisia toimintoja (”toiminnallinen”), parantaa käyttökokemusta tai sivuston suorituskykyä (”suorituskyky”) tai sijoittaa kohdennettuja mainoksia (”markkinointi”).
Käytämme rekrytointisivustolla yleensä vain ehdottomasti välttämättömiä, toiminnallisia tai suorituskykyyn liittyviä evästeitä, erityisesti tiettyjen oletusasetusten, kuten kieliasetuksen, toteuttamiseen, työpaikkailmoituskanavan tunnistamiseen tai sen työpaikkailmoituksen vaikuttavuuden analysointiin, jonka kautta käyttäjä on siirtynyt rekrytointisivustolle. Evästeiden käyttö on ehdottoman välttämätöntä palveluidemme tarjoamista ja siten sopimuksen toteuttamista varten (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
Säilyttämisaika: enintään yksi kuukausi tai selainistunnon loppuun asti
Vastustamisoikeus: Selaimen asetuksissa voi määrittää, sallitaanko vai estetäänkö evästeiden käyttö. Jos evästeet poistetaan käytöstä, rekrytointisivuston toiminnot voivat olla rajoitettuja tai täysin poissa käytöstä.
Rekisteröityjen oikeudet
Jos Personio SE & Co. KG rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietoja, hakijalla on rekisteröitynä EU{{n}} yleisen tietosuoja-asetuksen III luvun mukaisesti tiettyjä oikeuksia käsittelyn oikeusperusteesta ja tarkoituksesta riippuen. Näitä oikeuksia ovat erityisesti oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla) sekä oikeudet tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla), tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetuksen 17 artikla) ja käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetuksen 18 artikla), oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (tietosuoja-asetuksen 20 artikla) ja vastustamisoikeus (tietosuoja-asetuksen 21 artikla). Jos henkilötietoja käsitellään hakijan suostumuksella, hänellä on oikeus peruuttaa suostumus yleisen tietosuoja-asetuksen 7 artiklan 3 kohdan mukaisesti.
Jos haluat käyttää oikeuksia, joita sinulla rekisteröitynä on rekrytointisivuston hallintaa varten käsiteltäviin tietoihin, ota yhteyttä Personio SE & Co. KG{{n}} tietosuojavastaavaan (katso kohta B).
Loppusäännökset
Personio pidättää oikeuden päivittää tietosuojaselostetta milloin tahansa, jotta se voi varmistaa, että tietosuojaseloste on aina ajantasaisten lakisääteisten vaatimusten mukainen, tai jotta siinä otetaan huomioon tarjottuihin palveluihin tehdyt muutokset, kuten lisätyt uudet palvelut. Tässä tapauksessa uutta tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin sen voimaantulon jälkeen tehtyihin työhakemuksiin ja käynteihin tällä rekrytointisivustolla.